Dokumentendigitalisierung

Dokumentenmengen, Formate und Zustand aufnehmen sowie nach vereinbarten Regeln für die Digitalisierung vorbereiten.

Freigabe für reguläre Dokumentendigitalisierung. Besondere Sicherheitsklassifizierungen und Anforderungen an ersetzendes Scannen oder Originalakten sind vor einer Zusage gesondert zu prüfen. Eine Zertifizierung oder Vernichtungsleistung wird damit nicht zugesagt.

Liefergegenstand

Bestandsliste, Scanplan und vorbereitete Chargen.

Übergabe & Abnahme

Zuordnung und Vollständigkeit sind über ein Übergabe-/Chargenprotokoll nachvollziehbar.

Abgrenzung

Keine eigenmächtige Entfernung wertrelevanter Bindungen oder Vernichtung von Originalen.

Geeignete Einzelblätter und Akten mit abgestimmter Auflösung, Farbe und Struktur digitalisieren.

Freigabe für reguläre Dokumentendigitalisierung. Besondere Sicherheitsklassifizierungen und Anforderungen an ersetzendes Scannen oder Originalakten sind vor einer Zusage gesondert zu prüfen. Eine Zertifizierung oder Vernichtungsleistung wird damit nicht zugesagt.

Liefergegenstand

Digitalisierte Dateien und Chargen-/Qualitätsbericht.

Übergabe & Abnahme

Lesbarkeit, Vollständigkeit, Reihenfolge und Dateiformat werden vereinbarungsgemäß geprüft.

Abgrenzung

Geräte, sichere Räume, Datenschutz und Tagesleistung müssen vor Zusage gesichert sein.

Nach technischer und organisatorischer Prüfung
Großformat- und Spezialscannerprojekte setzen die vorherige Prüfung geeigneter Geräte, Fachkompetenz, Personal, Vorlagen und Sicherheitsanforderungen voraus. Keine Zusage sofort verfügbarer Spezialressourcen.

Große Vorlagen wie Pläne mit geeigneter Technik digitalisieren.

Liefergegenstand

Digitale Bild-/PDF-Dateien und Prüfprotokoll.

Übergabe & Abnahme

Lesbarkeit, Vollständigkeit und gegebenenfalls vereinbarte Maßhaltigkeit werden geprüft.

Abgrenzung

Spezialgerät oder freigegebener Fachpartner erforderlich; keine vermessungstechnische Bestätigung.

Nach technischer und organisatorischer Prüfung
Die Erfassung gebundener, empfindlicher oder historischer Bestände setzt eine vorherige technische und organisatorische Prüfung von Zustand, Handhabung, Schutzmaßnahmen und geeigneter Ausstattung voraus. Keine Restaurierungs- oder Zertifizierungsleistung.

Gebundene Vorlagen, Fotos und vergleichbare Bestände mit einer zum Zustand passenden Methode digital erfassen.

Liefergegenstand

Digitale Reproduktionen, Dateiliste und Zustandsvermerke.

Übergabe & Abnahme

Vereinbarte Seiten/Bilder sind vollständig und ohne unbeauftragte Eingriffe erfasst.

Abgrenzung

Keine Restaurierung; wertvolle oder fragile Bestände nur mit nachgewiesener geeigneter Technik.

Digitalisierte Vorlagen mit maschinenlesbarem Text versehen und vereinbarte Zielformate erzeugen.

Freigabe für reguläre Dokumentendigitalisierung. Besondere Sicherheitsklassifizierungen und Anforderungen an ersetzendes Scannen oder Originalakten sind vor einer Zusage gesondert zu prüfen. Eine Zertifizierung oder Vernichtungsleistung wird damit nicht zugesagt.

Liefergegenstand

Durchsuchbare Dokumente und Qualitäts-/Ausnahmebericht.

Übergabe & Abnahme

Suchbarkeit und vereinbarte Erkennungsqualität werden an repräsentativen Proben geprüft.

Abgrenzung

Kein automatisches Versprechen rechtssicheren ersetzenden Scannens oder perfekter Handschrifterkennung.

Scanbestände in eine konsistente Ordner-, Benennungs- und dokumentbezogene Indexstruktur bringen.

Freigabe für reguläre Dokumentendigitalisierung. Besondere Sicherheitsklassifizierungen und Anforderungen an ersetzendes Scannen oder Originalakten sind vor einer Zusage gesondert zu prüfen. Eine Zertifizierung oder Vernichtungsleistung wird damit nicht zugesagt.

Liefergegenstand

Geordneter Dateibestand und Zuordnungsverzeichnis.

Übergabe & Abnahme

Jede gelieferte Datei lässt sich der ursprünglichen Charge bzw. Akte zuordnen.

Abgrenzung

Fachliche Datensatzerfassung ist D01/D04; Löschung nur nach dokumentierter Weisung.

Digitalisierte Unterlagen in freigegebene Ablagesysteme oder Dokumentenmanagementsysteme übernehmen.

Freigabe für reguläre Dokumentendigitalisierung. Besondere Sicherheitsklassifizierungen und Anforderungen an ersetzendes Scannen oder Originalakten sind vor einer Zusage gesondert zu prüfen. Eine Zertifizierung oder Vernichtungsleistung wird damit nicht zugesagt.

Liefergegenstand

Ablagestruktur, Importprotokoll und Übergabehinweise.

Übergabe & Abnahme

Vollständigkeit, Auffindbarkeit und abgestimmte Zugriffsgrenzen sind geprüft.

Abgrenzung

Keine pauschale Revisionssicherheits-, GoBD- oder TR-RESISCAN-Zertifizierung.

Abholung, gesicherte Zwischenzuordnung und Rückgabe von Dokumenten im Rahmen eines Digitalisierungsprojekts organisieren.

Dokumentenlogistik nur nach Projektvereinbarung und Prüfung von Transport, Personal, Vertraulichkeit und geeigneter Absicherung.

Liefergegenstand

Transport-/Übergabeprotokolle und geschlossene Chargenverfolgung.

Übergabe & Abnahme

Übernahme und Rückgabe sind mengenmäßig und nach Zuständigkeit dokumentiert.

Abgrenzung

Kein allgemeiner Umzugsdienst dieser Marke; geeignete Versicherung, Fahrzeuge und Vertraulichkeit vorausgesetzt.